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「掲示板投稿通知」メールを自動仕訳して、それ用のフォルダに自動移動するルールの作り方【Outlook】

2020/05/09
【大学新入生向け記事ーIT】 0

授業の掲示板に質疑応答が書き込まれると、青山メールで通知が届きます


オンライン授業が5/1(金)に始まり、一週間が経過しました。授業内容についての質疑応答掲示板で行うことが可能です。掲示板に質疑応答が書き込みがあるたびに「掲示板投稿通知」という件名のメール青山メール(Office 365 Outlook)に届きますので、書き込みがあったことをすぐに知ることができます。大変素晴らしい授業支援システムですね。

ただこの「掲示板投稿通知」メール、大量に届きますので、重要な通知がこの中に埋もれて見逃されてしまうことがあります。例えば金曜二限の「イングリッシュ・コミュニケーション&ユーセージ」の、リアルタイム授業のZoomセッションに参加するためのリンク(URL)は青山メールで通知されていましたが(※1)、「掲示板投稿通知」メールに埋もれていて見落としてしまい、授業に参加できなかった方もいるのではないでしょうか。

 (※1:クラスによって違うのかもしれません - この授業が少人数クラス別かつ複数クラスなのか、今のところ不明)

「掲示板投稿通知」メールを、受信トレイからそれ専用のフォルダに自動的に移動する方法


そこで今回は、青山メール(Office 365 Outlook)で以下を行う手順をご紹介します。

 手順1.  「掲示板投稿通知」を片付けるための、それ専用のフォルダを作成
 手順2.  新着「掲示板投稿通知」メールを、それ専用のフォルダに自動的に移動する

さて、それでは始めますね。

手順1. 「掲示板投稿通知」を片付けるための、それ専用のフォルダを作成

画面左側にある「フォルダ」を右クリックします (下図①)。
メニューが現れますので、「フォルダーの新規作成」を左クリックします(下図②)。
03_フォルダを作ろう

フォルダ名入力欄が現れますので、フォルダ名を入力してください。この例では「掲示板投稿」と入力していますが、何でも構いません(下図①)。
05_フォルダ名を入力

これで「掲示板投稿」フォルダができました↓
06_設定を開く

手順2.  新着「掲示板投稿通知」メールを、それ専用のフォルダに自動的に移動する

画面右上の「設定」アイコンをクリックし(下図①)、設定画面を表示します。
設定画面一番下にある「Outlookのすべての設定を表示」をクリックします(下図②)。
071_ルールを開く

拡張された「設定」画面から「メール」→「ルール」を選択し、「ルール」画面から「新しいルールを追加」をクリックして(下記①)新しいルールの作成を開始します。
072_ルールを開く

まずは❶欄にルール名称を入力します。ここでは「掲示板投稿通知」としています(下図①)。
08_新規ルール初期画面

次に❷欄をクリックします(下図①)。条件リストの中から「件名に含まれている」をクリックします(下図②)。
09_条件を追加

メールの件名として「掲示板投稿通知」と入力します(下図①)
10_条件を指定

アクションを選択してください」をクリックし(下図①)、リストの中から「指定の場所に移動」をクリックします(下図②)。
11_アクションを追加

手順1で作成した「掲示板投稿」フォルダを選択します(下図①)。
12_アクションを指定

保存」ボタンをクリックし、ルールを保存します(下図①)。
13_ルールを保存

お疲れ様でした!これで「掲示板投稿通知という件名のメールは自動的に「掲示板投稿」というフォルダに移動・保存されるようになり、受信トレイに届いた大事な通知を見逃すことは無くなる…はずです。

次回は…


近日中に、ボイスレコーダで自己紹介を吹き込み、音声ファイルをメールで送る手順をご紹介しますね。


今日はこのへんで。
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それではまた…。
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